Waarom worden mijn mails als spam gezien?

Waarom worden mijn mails als spam gezien?

Is het wel eens voorgekomen dat je een e-mail verstuurd maar die e-mail is nooit aangekomen of in de spam map terecht gekomen? Er zijn verschillende manieren waarom een e-mail in de spam map terecht komt of zelfs geweigerd wordt door de server. Hieronder staan de meest voorkomende vormen en wat je hieraan kan doen om de kans dat dit in de toekomst gebeurt te verkleinen.

De meest voorkomende oorzaak:
Woordgebruik

Wanneer een e-mail geweigerd wordt op basis van de inhoud dan krijg je daar meestal een bericht over, helaas is dit niet altijd het geval. Je krijgt dan van de ontvangende server het bericht: “550 THE CONTENT OF THIS MESSAGE LOOKED LIKE SPAM”. Dit wil zeggen dat de inhoud van de e-mail woorden of teksten bevat die op spam lijken, waardoor het spamfilter van de ontvanger de e-mail weigert op basis van de inhoud.

Hieronder zijn een aantal voorbeelden van woorden/onderwerpen die gezien worden als spam, waardoor de volledige e-mail als spam gezien wordt. Uiteraard is de hoeveelheid en de context van het woord/onderwerp hier gedeeltelijk bepalend in. Online zijn er meerdere websites met grotere lijsten. In principe komt het erop neer dat je goed moet nadenken over welke woorden/onderwerpen je in je e-mails gebruikt.

  • Klik hier
  • Gratis
  • Koop nu
  • Winnaar
  • Speciale aanbieding
  • Dit is geen spam
  • Voordeel
  • Viagra
  • Abonneer
  • Bespaar

Verkeerd ingestelde DNS

Het is een mogelijkheid dat de ontvanger van de e-mail checks doet via SPF en DKIM, wat DNS-records zijn die je voor je domeinnaam kunt beheren. Bij een Shared Hosting pakket en een domeinnaam wat via ons loopt wordt dit automatisch ingesteld, eventuele wijzigingen dien je zelf te onderhouden. Wanneer je zelf gebruik maakt van de Cloud, dan dien je zelf de configuratie uit te voeren voor DKIM en SPF.

De meest voorkomende verbeterpunten zijn de SPF en DKIM records. Als je gebruik maakt van een eigen mailserver dan raden wij aan om die met een include toe te voegen aan je bestaande SPF record. Daarmee laat je de ontvanger weten dat de mailserver erkend is om te mailen via je domeinnaam. DKIM kan daarnaast helpen als extra verificatie middel voor ontvangers.

Bij sommige ontvangers kan een DMARC ook helpen. Hoewel deze makkelijk in te stellen is, is het niet erg als deze ontbreekt. Dat komt omdat DMARC niet zo veel gebruikt wordt als DKIM en SPF.

Zodra je beide manieren hebt uitgevoerd kan je in de meeste gevallen de mail-tester succesvol halen. Mail-tester (https://www.mail-tester.com/) is een website waar je kan controleren of je eigen mail goed genoeg is om niet snel in de spam folder terecht te komen. Soms worden er punten genoemd die over de inhoud of opmaak gaan. Wij raden aan om die adviezen op te volgen zelfs als je niet veel punten aftrek krijgt. Bij een hoge score op mail-tester is de kans dat e-mails als spam worden gezien in theorie laag.

spammail-stap-1

De ontvangende partij blokkeert je domeinnaam

Er is ook een mogelijkheid dat de ontvanger gebruik maakt van een zwarte lijst. Om zeker te weten dat je domeinnaam er niet op staat kun je het beste contact opnemen met de ontvanger of deze niet op de zwarte lijst staat, anders kan de ontvangende host of de e-mailbeheerder je daar mogelijk meer over vertellen.

Soms kan de ontvangende server hier een reactie over geven via het mail delivery system bijvoorbeeld: ‘’550-MESSAGE REFUSED BY SPAM FILTER’’ of “550 EMAIL BLOCKED BY …”.

IP reputatie

Wanneer je bij ons een Cloud/VPS hebt dan is er een kans dat het IP-adres van je server een reputatie heeft opgebouwd die bij ontvangende partijen in het nadeel (of voordeel) werkt voor het ontvangen van e-mails vanaf je server.

De reputatie van je IP wordt door meerdere oorzaken bepaald, bijvoorbeeld: De inhoud van de e-mails, e-mails die vaak in de spam terecht komen, de hoeveelheid van de e-mails en e-mails die naar niet bestaande e-mailboxen worden verzonden. Dit telt allemaal mee om de reputatie van je IP-adres te bepalen. Wanneer de ontvangende server naar deze reputatie kijkt kan deze beslissen om de e-mail dan wel of niet te bezorgen bij de ontvanger.

Wanneer je geen Cloud/VPS hebt bij ons maar een Shared Hosting pakket dan is het bovenstaande niet van toepassing voor je. De uitgaande e-mail verloopt dan niet via het IP van de webserver maar via onze uitgaande IP’s van SpamExperts.

spammail-stap-2

Domeinnaam reputatie

Een domeinnaam kan net als een IP-adres een reputatie opbouwen. Wanneer je domeinnaam misbruikt zou zijn door een hacker die honderden e-mails heeft verstuurd via je domeinnaam dan is er een grote kans dat verschillende partijen dat domeinnaam op een Black list hebben staan met domeinnamen die veel spam sturen. Dit zorgt ervoor dat je e-mails geweigerd worden door de ontvanger en dan kan je volgende foutmelding krijgen: “Our system has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending domain. To best protect our users from spam, the message has been blocked.”.

Jammer genoeg is er geen standaard manier om van deze reputatie af te komen. Het ligt aan de ontvangers of ze deze willen verwerken. In de meeste gevallen zal de reputatie na verloop van tijd weer normaal worden, natuurlijk is dat afhankelijk van de e-mails afkomstig van dat domeinnaam.

Spamfilters ontvangende partij

De meeste hosts gebruiken publiekelijk bekende lijsten die aangeven of een bepaalde afzender of uitgaand IP-adres bekend staat voor het versturen van veel spam. Deze lijsten worden ook gecheckt wanneer je een test doet met mail-tester.com op je mailverkeer. Wanneer je dus op zo’n lijst staat kan je met ons per e-mail contact opnemen om je te helpen met een bijhorende oplossing.

Backscatterrer

De enige uitzondering op deze spamlijsten is Backscatterer. Backscatterer.org heeft blacklist-servers die gebruik maken van afzender verificatie bijschriften. Dit is geaccepteerd gedrag en conformeert de regels van SMTP-RFC 5321. Omdat backscatterer.org zicht niet aan de officiële regels houdt, staan de meeste mailservers op deze blacklist. Daarom wordt Backscatterer bijna nooit gebruikt door een partij om de e-mail te blokkeren en kan je een melding hiervan negeren.

SpamRL

SpamRL werkt op basis van domeinnamen om te kijken of er veel spam e-mails vanuit een adres afkomstig zijn. Wanneer je op deze lijst staat kan het voorkomen dat je e-mails geweigerd worden. Je ontvangt dan een e-mail met de volgende melding: “550 A URL in this email (DOMEINNAAM) is listed on https://spamrl.com/”. Je domeinnaam heeft een kans om hierop te komen wanneer deze veel spam heeft gestuurd, ook al kan het gebeuren dat bij nieuwe geregistreerde domeinnamen waarvoor geen logische reden is. Je kan het beste een DeListing aanvragen op de website van SpamRL wanneer mogelijk of je kan contact opnemen met support@hostingbaas.nl.

Greylisting

Een methode om spammende servers te onderscheiden van gezonde servers is Greylisting. Dit werkt met behulp van een whitelist en een optionele blacklist. Wanneer Greylisting actief is en een e-mail komt bij de server aan, zal de server op de whitelist en de blacklist kijken of deze bezorgd mag worden bij de ontvanger. Op het moment dat de e-mail van een onbekende afzender afkomt dan zal de e-mail geweigerd worden met een melding naar de afzender dat het om Greylisting gaat.

Een zogenoemde gezonde server zal na een Greylisting melding nog een keer de e-mail proberen te bezorgen waarna de ontvangende server kan besluiten dat dit een gezonde server is en de e-mail accepteren. Vaak kom je dan automatisch op de whitelist waardoor e-mails voortaan meteen aankomen. We noemen het een ongezonde server bij een spammer, een ongezonde server wordt alleen maar gebruikt om te zenden. Greylisting zorgt dat spam e-mails in een grote wachtrij komen waardoor de spammer er geen behoefte aan heeft om door te spammen. Greylisting helpt dus enorm om spammende servers van normale servers te onderscheiden.

Als eindgebruiker kan je een hoop hinder van Greylisting ervaren. Het kan namelijk voorkomen dat je een e-mail naar een partij stuurt en dat je de volgende melding terugkrijgt: “Delay reason: SMTP-error from remote mail server after end of data: 421 4.2.0 MXIN613 Greylisting wait period active. Please retry later.”. Dit betekent dat de Greylist je e-mail heeft tegengehouden en een notitie van je gegevens heeft gemaakt, de server zal deze pas herkennen en toelaten wanneer je de e-mail nogmaals stuurt. Het ligt ook aan de instellingen van de ontvanger want het kan voorkomen dat je niet gelijk op de whitelist komt.

Grote gratis e-mail providers (Gmail, Hotmail, Live, Yahoo, enz)

De grootste gratis e-mailproviders zijn: Gmail, Live, Yahoo, Hotmail en Apple Mail. Deze e-mailproviders gebruiken hun eigen spamfilters. Helaas komt het soms voor dat deze providers de beslissing nemen om een gewone e-mail als spam te zien. Jammer genoeg is hier niet veel aan te doen omdat je niet kan zien wat de aanleiding is voor de spamfilters.

Als er toch problemen ondervinden waarbij e-mails als spam worden gezien bij het mailen naar bovenstaande providers kan je uiteraard contact opnemen met deze partijen. Helaas geven deze providers weinig informatie over de manier waardoor de e-mails gemarkeerd of verwijderd worden met de reden spam. Wanneer je gebruik maakt van een gratis e-mail provider heb je geen controle meer over het spamfilter en gebruik je de services op eigen risico, waardoor het lastig te begrijpen is waarom sommige e-mails als spam worden gezien.

Veilige afzenders

Er zijn sommige gratis e-mailproviders zoals Hotmail die werken met een anti-spam systeem waarbij er naar de domeinnaam van de afzender wordt gekeken. Wanneer dit domeinnaam niet in de Veilige afzender of Contactpersonen lijst voorkomt en niet eerder gemaild heeft naar deze ontvanger dan komt de e-mail in de spam box terecht. Dit kan het beste opgelost worden door de ontvanger van je e-mails doordat die je e-mailadressen aan de lijst van veilige afzenders toevoegt.

De ontvanger kan op de volgende manier een afzender toevoegen aan de lijst met veilige afzenders:

Stap 1. Meld je aan bij je e-mail account.
Stap 2. Klik in de rechterbovenhoek van de postvak pagina op het tandwielpictogram, klik hierna op Meer e-mailinstellingen.
Stap 3. Klik onder Ongeleide e-mail voorkomen op Veilige en geblokkeerde afzenders.
Stap 4. Klik op Veilige afzenders.
Stap 5. Typ in de lijst Veilige afzenders het volledige e-mailadres of de domeinnaam van het e-mailadres.
Stap 6. Klik vervolgens op Toevoegen aan lijst.

Zodra de ontvanger dit veranderd heeft zal Hotmail je inkomende e-mails niet meer als spam zien.

Part of their network is on our block list

Wanneer je een Cloud of VPS gebruikt kan het voorkomen dat deze spammails verstuurd. Om dit te voorkomen kan je het beste gebruik maken van Shared Hosting in samenwerking met SpamExperts, dit kan je ook met de Cloud doen.

Zonder SpamExperts kan het gebeuren dat wanneer je een e-mail stuurt naar een van de grote providers (Gmail, Live, Hotmail, enz.) dat je deze melding krijgt: “550 5.7.1 Unfortunately messages from [IP] weren’t sent. Please contact your internet service provider since part of their network is on our block list”.

Wat het betekent is dat het IP van je server veel e-mails heeft verstuurd die gezien worden als spam. Microsoft blokkeert dan het IP van de server. Wij raden aan om hier de oorzaak van te vinden. Dit zou al kunnen gebeuren als een account een forwarder heeft naar een adres en het spamfilter uit staat, spam mails worden dan via je IP-adres doorgestuurd. Je kan via onze support contact opnemen om een delisting aan te vragen zodat wij het IP van de blokkeer lijst af kunnen halen. Uiteraard hebben we een van de foutmeldingen nodig zodat we weten dat deze geblokkeerd is.

Let op: Bovenstaande is alleen bij Cloud/VPS diensten van toepassing. Mocht je twijfelen of je op je shared hosting pakket hier last van hebt, neem dan gerust contact met onze support op.

Website formulier mails komen in SPAM aan

Gebruikelijk sturen de meeste CMS systemen geen e-mails via de SMTP server voor uitgaande e-mails. Dat geld ook voor de meeste contactformulieren en bestelling systemen. In dat geval wordt het systeemaccount van de webserver gebruikt die aan je cPanel gebruiker is gekoppeld. Er is één groot nadeel hiervan en dat is dat dit niet het echt e-mailadres is waar je mee mailt en dat de mailbox als catch-all gebruikt wordt en niet geschikt is voor uitgaande mails. Daarom zien veel ontvangers dit dus als spam.

rDNS

De verzoeken op je domeinnaam en naar welke servers ze moeten worden geregeld door de DNS, ook op je mailverkeer. rDNS betekent reverse DNS wat gebruikt wordt om een IP te vertalen naar de hostname van een server. Ook al is het niet vereist om met een rDNS te mailen kan het op een Cloud server voorkomen dat je e-mails geweigerd worden op basis van het niet kunnen vinden van de rDNS. Wanneer je gebruik maakt van Shared Hosting zal je hier geen last van hebben omdat dit op al onze servers is ingesteld.

Als je rDNS wilt instellen op je Cloud kun je het beste contact opnemen met onze support. Wij stellen deze voor je in of passen hem aan zodat het IP van je Cloud server de hostname als antwoord geeft bij een rDNS verzoek.

Hoe krijg ik 100% succesvolle bezorging?

Jammer genoeg is een 100% succesvolle bezorging onmogelijk, het ligt meestal aan de ontvangende partij en hoe die de e-mails behandeld. Wat de beste resultaten geeft op dit probleem is alle checks uitvoeren die mail-tester aangeeft zodat er geen reden is om je mails als spam te zien, daarnaast is de inhoud ook heel belangrijk. Wat de kans vergroot dat je e-mails niet in de spambox van de ontvanger terecht komen.

Wanneer er geen reden meer zichtbaar is om e-mails als spam te beschouwen maar dit gebeurt toch? Dan kan je het beste contact opzoeken met de ontvangende partij. Zij kunnen in hun maillogs achterhalen wat de reden hiervoor is.

  • 3 gebruikers vonden dit artikel nuttig
Was dit antwoord nuttig?

Gerelateerde artikelen

Hoe verwijs ik mijn domeinnaam naar mijn hostingpakket?

Wanneer je bij ons een e-mail pakket hebt besteld maar de domeinnaam ergens anders hebt...

Hoe bescherm ik mijn mail tegen spam?

Je kan gemakkelijk jouw mail beschermen met de ingebouwde spamfilter van cPanel die bij elk...

Hoe kom ik op mijn webmail?

Let op: bij dit artikel gaan we ervan uit dat je al een e-mailadres hebt aangemaakt, als je dat...

Hoe stel ik een Automatisch antwoord in bij E-mail?

Dit leggen wij graag stapsgewijs uit:Stap 1. Login bij cPanel Stap 2. Ga naar Automatische...

Hoe maak ik een E-mailadres aan in cPanel?

Stap 1. Login op cPanel met jouw gegevens.   Stap 2. Klik op E-mailaccounts in cPanel....